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Gestión

4 estrategias para vencer los desafíos en la atención al cliente

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4 estrategias para vencer los desafíos en la atención al cliente

La pandemia por COVID-19 está creando desafíos para las compañías que operan en servicio al cliente en diferentes sectores. Vea algunos consejos que pueden ayudar.

Muchos buscan mantener la estabilidad operativa causada por las enfermedades de los empleados y mantener el formato de trabajo incluso de forma remota, además de garantizar la conectividad de la red corporativa. Como resultado, los profesionales repartidos en múltiples ubicaciones han descubierto que necesitan abordar las brechas en los procesos comerciales. En los centros de contacto, estos desafíos representan largos tiempos de espera para el cliente.

Por el momento, lo más importante para los líderes del equipo de servicio al cliente es cómo administrar una fuerza de trabajo distribuida y responder rápidamente a las necesidades del cliente en tiempos de crisis. Pero, ¿por dónde empezar? Intentamos analizar algunas de las principales estrategias a considerar durante este período.

El primer paso: un enfoque de servicio empático

Actualmente, los clientes de diferentes países están preocupados por una variedad de problemas, como gastar dinero; planes de viaje cancelados o pérdida de inversiones e ingresos de jubilación. Por otro lado, los procedimientos acordados y compartidos pueden ayudar tanto al cliente como al asistente a responder y resolver problemas.

Por ejemplo, formule cambios en las políticas o procedimientos para demostrar empatía en las operaciones comerciales. Cree pautas con reglas definidas para el viaje del cliente, con el fin de guiar y definir el lenguaje para los agentes de servicio en relación con las políticas, procedimientos y resoluciones actuales. Esto facilita la respuesta de los empleados para resolver problemas y ayuda a mantener la coherencia en las interacciones.

La empatía es especialmente cierta para los asistentes, ya que están en primera línea, experimentando dificultades, tratando de calmar a los clientes que esperan más tiempo para ser escuchados. Probablemente estén trabajando con un conjunto limitado de herramientas y lidiando con sistemas desconectados y procesos interrumpidos en su nueva realidad de trabajar desde casa. Hay formas de abordar muchas de estas brechas adoptando la estrategia tecnológica correcta.

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El objetivo es generar un alto nivel de servicios, además de administrar los costos y la carga de trabajo al mismo tiempo. Vea las cuatro formas principales de mostrar empatía por sus clientes y agentes, mientras administra los costos y moderniza su estrategia de servicio:

Aproveche los canales digitales para aumentar el volumen, con la misma cantidad de empleados: la cantidad de llamadas es alta en este momento y la perspectiva es que continuará siéndolo en los próximos meses. Para aliviar este volumen de trabajo, las empresas necesitan ampliar la capacidad sin aumentar el número de empleados. De esta manera, los líderes están expandiendo el soporte para canales de mensajería digital, como el web chat, Facebook Messenger, Twitter y Apple Business Chat, lo que permite hablar con varios clientes simultáneamente. Estos canales ayudan a acomodar mejor este flujo de volumen y a reducir los costos de servicio.

Reducción en el volumen de contactos a través del autoservicio, chatbots y asistente de inteligencia virtual (IVA): las empresas pueden reducir los tiempos de espera/respuesta cuando se trata de un mayor volumen de contactos, utilizando chatbots y asistentes de inteligencia para responder consultas iniciales de servicio al cliente. A diferencia de los chatbots del pasado, la tecnología actual va más allá de las consultas simples, como el horario comercial y la información de contacto.

La nueva generación de chatbots aplica el procesamiento del lenguaje natural (PNL) y el análisis de sentimientos para leer y analizar las palabras de los clientes y luego se conectan a los datos específicos de cada uno para comprender su viaje individual, por ejemplo, para reconocer el registro de una queja en ese momento. En este contexto, IVA ofrece información específica sobre el estado de la queja e incluso ofrece contenido dinámico al individuo, evitando la necesidad de dirigirse a una persona. Los bots y los IVA son útiles para reducir la tensión en los canales de los agentes activos, ya que pueden ejecutarse simultáneamente y, lo que es más importante, están disponibles para el servicio al cliente en todo momento (24×7).

Mayor agilidad y reducción de costos con bots de correo electrónico de procesamiento de lenguaje natural (PNL): hoy en día, muchas empresas se ocupan de una avalancha de correos electrónicos de clientes y empleados que clasifican manualmente cada comunicación, interpretando el problema y reenviándolos a los responsables de las soluciones. Además del alto costo, cualquiera de estos correos electrónicos puede ser urgente para responder, lo que puede dejar a los clientes esperando durante varios días hasta que se lea el mensaje.

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Ahora, las empresas están transformando este procedimiento manual en uno automatizado, a través del bot de correo electrónico desarrollado por NPL. Cuando los robots de correo electrónico abren automáticamente cada mensaje, entienden el contexto e incluso buscan la solución. Los bots de correo electrónico son extremadamente impactantes para acelerar la resolución de dificultades para los clientes, además de reducir los costos. Las tasas de éxito superan el 75% con la automatización.

Use la gestión de casos y las micro jornadas para reducir el tiempo de contacto entre equipos: estas tecnologías son importantes porque ayudan a los equipos de primera línea a realizar el trabajo de manera eficiente y con un esfuerzo mínimo. Asegúrese de que los empleados remotos estén conectados al sistema de la empresa, de modo que todos los datos de interacción con el cliente se capturen, rastreen y utilicen para la gestión de casos. Por lo tanto, le queda tiempo para comprometerse individualmente con sus clientes.

Las micro jornadas definidos proporcionan hojas de ruta para que los sigan sus agentes y sistemas de CRM, por lo tanto, todas las consultas de los clientes se procesarán y resolverán en contexto y de manera adecuada durante todo el proceso.

Evite esfuerzos innecesarios para tener éxito

En un momento en que los mercados, los entornos de trabajo y las necesidades de los clientes continúan cambiando, aproveche todas las soluciones en su caja de herramientas para apoyar las necesidades operativas y de compromiso de los clientes. Se requiere la capacidad de planificar lo impredecible. Al aplicar las estrategias descritas en este artículo y con la tecnología y el enfoque adecuados, puede ganar agilidad además de ampliar las soluciones para toda la organización.

Estos enfoques son duraderos y están diseñados ‘sin canal’, lo que significa que el código y la lógica no están bloqueados en un silo de canal, sino que pueden activarse en cualquier canal tan pronto como se configuren.

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Autor: Maurício Prado Silva, director general para América Latina de Pegasystems

Imagen: Ascaldera.com

Música y Mercado es la revista de negocios en el segmento de audio profesional, la luz y los instrumentos musicales. Nuestro tema es animar a los empresarios a desarrollar la distribución y venta de equipos.

Eventos

Relevancia de los stands en ferias internacionales en la era digital

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En un mundo cada vez más digitalizado, donde el contacto humano se ha vuelto menos frecuente debido a avances tecnológicos, como software de prospección y plataformas de reuniones virtuales, surge una pregunta pertinente: ¿todavía vale la pena invertir en stands en ferias internacionales?

En este artículo sostengo que, a pesar de la revolución digital, la presencia física en ferias internacionales sigue siendo una herramienta valiosa para las empresas que pretenden ampliar sus fronteras comerciales.

Punto de encuentro mundial

Las ferias internacionales ofrecen un entorno único que va más allá de las simples transacciones comerciales. Funcionan como un centro de convergencia global donde se encuentran personas de diferentes países y culturas. Esta interacción cara a cara brinda la oportunidad de establecer conexiones profundas y duraderas. En un mundo cada vez más virtual, la posibilidad de estrechar la mano, mirar a las personas a los ojos y demostrar físicamente tus productos o servicios es invaluable.

Experiencia sensorial

Los software de prospección y reuniones virtuales, aunque eficientes, son limitados en términos de experiencia sensorial. Un stand en una feria internacional permite a los clientes experimentar los productos de una manera concreta: pueden tocarlos, sentir su textura, peso, función e incluso olerlos, si corresponde. Estos aspectos sensoriales pueden ser decisivos en la decisión de compra de un cliente. La experiencia inmersiva que ofrece un stand interactivo y bien diseñado no se puede replicar digitalmente con la misma efectividad.

Construcción de marca

Dadas las inversiones, a menudo sustanciales, en stands en ferias comerciales internacionales, muchas empresas pueden cuestionar su retorno de la inversión (ROI). Sin embargo, más allá de las ventas y los leads generados, hay un aspecto que a menudo se subestima: la construcción de marca. Participar en un evento de este calibre transmite fuerza, confiabilidad y estabilidad. Es una declaración de presencia en el mercado global que fortalece la imagen de la marca entre consumidores, socios y competidores.

Feedback inmediato

Uno de los invaluables beneficios de la participación presencial en ferias es el feedback inmediato de los visitantes. Este contacto directo con el mercado ofrece información valiosa sobre las percepciones de la marca, los productos y los servicios. Además, permite ajustar estrategias en tiempo real, una ventaja competitiva que la interacción digital es difícil de igualar.

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A pesar del avance y la conveniencia de los software de prospección y las reuniones virtuales, invertir en stands en ferias internacionales sigue siendo una estrategia valiosa. La oportunidad de interacción humana, experiencia sensorial, construcción de marca y feedback inmediato son aspectos que los medios digitales aún no pueden reemplazar por completo. 

Por lo tanto, para las empresas que buscan no sólo sobrevivir, sino prosperar en el escenario global, la presencia en ferias internacionales sigue siendo una herramienta poderosa e indispensable.

* Por Maikel Martin Barroero. Gestión de Exportación | Ventas, Marketing y Negociaciones Estratégicas

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Gestión

Arcos clásicos: El dilema de la madera de Pernambuco, un llamado a la responsabilidad y la unidad global

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Como presidente de ANAFIMA (Asociación Brasileña de la Industria Musical), me posiciono como un firme defensor de la gestión sostenible de nuestros recursos naturales. 

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Hoy, abordo un tema urgente que impacta no solo a Brasil sino que resuena en toda la comunidad global: la grave situación que afecta a la madera de Pernambuco (nombre científico: Caesalpinia echinata), un símbolo de nuestro patrimonio cultural que enfrenta importantes desafíos ambientales.

La madera de Pernambuco, muy buscada para la fabricación de arcos para instrumentos de cuerda, desempeña un papel crucial en el ámbito de la música clásica. Actualmente figura en el Apéndice II de la Convención sobre el Comercio Internacional de Especies Amenazadas de Fauna y Flora Silvestres (CITES) para regular su comercio y garantizar la sostenibilidad. A pesar de estos esfuerzos, la madera de Pernambuco sigue siendo víctima de actividades de contrabando ilegal, especialmente hacia Europa y Asia. Esta alarmante tendencia, subrayada por nuestras investigaciones y diálogos con entidades como el IBAMA (Instituto Brasileño de Medio Ambiente y Recursos Naturales Renovables), que es la agencia federal responsable de la protección ambiental y el uso sostenible de los recursos naturales de Brasil, y el Ministerio de Medio Ambiente de Brasil, destaca la urgente necesidad de una acción colectiva.

Rodrigo Agostinho, Presidente de IBAMA, Diputada Federal Fernanda Pessoa, Livia Martins, Directora de DBFLO, y Daniel Neves, Presidente de ANAFIMA

Además de las ideas obtenidas de los organismos ambientales de Brasil, una visita reciente a una feria en China me expuso a una escena desalentadora: docenas de puestos que vendían descaradamente arcos y troncos de madera de Pernambuco. Ser testigo de un desprecio tan flagrante por las restricciones y regulaciones que nos esforzamos por hacer cumplir en Brasil es profundamente preocupante. La constatación de que la madera brasileña se está contrabandeando más allá de China hacia compradores europeos exacerba esta preocupación.

Si bien la explotación ilegal de la madera de Pernambuco es rampante, también hemos notado la contradicción del propio IBAMA, que podría caracterizarse como abuso de poder e irracionalidad. Al imponer un embargo a la siembra y cosecha de plántulas de Pernambuco, paradójicamente el IBAMA parece contradecir su propio mandato de proteger y promover el bioma nativo. Esta medida, que exige la elaboración de un estudio técnico como condición para el cultivo, no es un requisito estándar que se aplica a otras especies autóctonas. De hecho, acciones como la plantación de especies endémicas generalmente se alientan como parte de los esfuerzos de reforestación y conservación. La necesidad de este estudio específico para Pernambuco/Pau-Brasil, ignorando la importancia de fomentar la expansión controlada y sostenible de la especie, puede verse como una barrera innecesaria que desalienta prácticas ambientales beneficiosas. Este acto del IBAMA, aunque posiblemente basado en la precaución, puede interpretarse como un obstáculo que sin darse cuenta daña el propio ecosistema que pretende proteger.

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Mientras hablamos aquí, con todas las debidas protecciones, el comercio ilícito de madera de Pernambuco no sólo acelera la deforestación sino que también empaña la reputación internacional de Brasil y compromete el patrimonio cultural de la música clásica. Esta situación sirve como un claro recordatorio de que la batalla contra este problema no es responsabilidad exclusiva del gobierno y las organizaciones brasileñas, sino que exige un frente unido de la comunidad global. Cada compra ilegal de madera de Pernambuco alimenta indirectamente la deforestación y las actividades criminales asociadas.

Restricciones extremas a la madera de Pernambuco

Nuestro compromiso para afrontar este desafío es inquebrantable. El vasto y complejo panorama de Brasil requiere un enfoque colaborativo para mitigar significativamente el comercio ilegal. Si tales actividades persisten, la Junta Directiva de ANAFIMA está dispuesta a respaldar la inclusión de la madera de Pernambuco en el Apéndice I de la CITES, una medida que limitaría drásticamente su comercio global. Esta posible restricción plantea preocupaciones críticas sobre el impacto en los músicos profesionales que dependen de los arcos de madera de Pernambuco. Enfatiza la necesidad de una estrategia equilibrada que salvaguarde nuestros tesoros naturales sin comprometer la expresión cultural y artística.

Una gran pieza de madera de Pernambuco (Caesalpinia echinata) a la venta en una feria en 2023, lo que pone de relieve el comercio ilegal actual de este recurso fundamental para la artesanía de instrumentos musicales

La preservación de la madera de Pernambuco simboliza una responsabilidad compartida que se extiende más allá de las fronteras de Brasil, involucrando a la comunidad internacional. Lograr la sostenibilidad de la madera de Pernambuco y, al mismo tiempo, garantizar su disponibilidad para la producción de instrumentos musicales, requiere un esfuerzo concertado de los gobiernos, las organizaciones conservacionistas, los músicos y la industria musical.

En conclusión, el dilema de la madera de Pernambuco es un claro llamado a la responsabilidad y la solidaridad globales. Nos recuerda que conservar la biodiversidad de nuestro planeta es una obligación colectiva que requiere cooperación, comprensión y acción desde todos los rincones del mundo. Unámonos para garantizar que las melodías producidas por nuestras cuerdas resuenen no con las reverberaciones de la degradación ambiental sino con la armonía de una gestión consciente.

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*Autor: Daniel Neves, presidente de ANAFIMA – Asociación Brasileña de la Industria Musical. [email protected] +5511 98375-1000

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Gestión

Programa de reciclaje de D’addario ¿será para todo el mundo?

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La iniciativa Playback y el World String Change Day muestran el énfasis de D’addario sobre la sustentabilidad y el cuidado del medio ambiente también en la música. ¿Se ampliará para todo el mundo? 

Desde hace casi 10 años, D’addario tiene un programa llamado Playback, conscientes de la importancia del reciclaje y de la escasez actual de materiales en todo el mundo.

El programa, que comenzó siendo exclusivo para Estados Unidos, alienta a los usuarios a “devolver” las cuerdas a D’addario, a través de contenedores especiales en tiendas de todo el país, o incluso enviarlas a la empresa por correo, para lo cual D’addario pone a disposición códigos de envío prepagos de la reconocida transportadora UPS.

La empresa TerraCycle se encarga del reciclaje: las cuerdas de metal se funden para obtener nuevas aleaciones, y las cuerdas de nailon se reciclan para aplicaciones plásticas industriales.

Según muestra el sitio de D’addario, el programa recicla más de 680 mil kilos de cuerdas por año.  Y actualmente, no sólo se realiza en Estados Unidos, sino también en Francia y Eslovaquia. 

Playback no sólo sobrevive de donaciones si no también de la iniciativa World String Change Day, o Día Mundial de Cambio de Cuerdas, que viene siendo realizado en muchos países alrededor del mundo desde 2022, siempre el día 6 de junio.

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A lo largo de ese día, D’addario reúne una gran cantidad de cuerdas que, ni bien son retiradas de los instrumentos, se envían a su fábrica en Nueva York.

¿Para qué toda esta introducción? Bueno, no sólo para anunciar que la tercera edición del World String Change Day está llegando, si no para contar que ¡D’addario planea reunir todas las donaciones de cuerdas alrededor del mundo para enviarlas a Estados Unidos y ampliar el programa de reciclaje!

No será una tarea fácil. Los costos, el transporte, las leyes en vigencia dependiendo de cada país, se presentan como algunas de las trabas, pero la empresa está haciendo todo lo posible para comenzar un test a finales de este año y ver qué pasa, así que guarda tus cuerdas viejas un poco más, no las deseches y espera las novedades de la empresa para contribuir con este gran gesto a favor de la naturaleza y de la industria musical.

Como D’addario dice en su sitio web “Un profundo impacto en la música, no en la Tierra”.

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